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Software de gestão ou Planilha: qual o melhor para sua empresa?

Já falamos o quanto um bom planejamento e uma gestão eficiente são fundamentais para o sucesso nos negócios.  E, quem lida com gestão, sabe o quanto otimizar processos  é essencial para reduzir custos e aumentar lucros. Mas, na hora de organizar todo esse trabalho, surge a dúvida entre optar pela velha conhecida planilha ou um Software de Gestão.

Afinal, escolher a melhor ferramenta para realizar sua gestão empresarial impacta diretamente na produtividade de toda a empresa. Por isso, até mesmo pequenas empresas devem conhecer as alternativas para realizar um controle efetivo de seus processos, realizando a gestão da forma mais otimizada possível.

Neste artigo, falaremos sobre as principais diferenças entre duas ferramentas muito comuns no universo corporativo: as Planilhas e os Softwares e queremos te ajudar na escolha da melhor opção para sua empresa.

Planilha x Software

Feitas, geralmente, em Excell  – as planilhas são boas ferramentas para ajudar a organizar uma série de informações. Mas, com o tempo e o aumento do fluxo dessas informações (principalmente, se há necessidade de integração dos departamentos), a planilha pode se mostrar defasada.

Já os sistemas de gestão empresarial, também possuem recursos semelhantes às planilhas. Mas, além disso, permitem acesso e cruzamento de informações importantes dentro do processo de funcionamento da empresa e acesso mais rápido a essas informações.

As principais diferenças entre Planilhas e Softwares de Gestão

1- Usabilidade

Um software de gestão é muito eficiente, pois, permite que mais tarefas sejam feitas em menos tempo. Além disso, ele possui formulários prontos, possibilitando o lançamento dos dados, realizando automaticamente os cálculos e cruzamentos necessários das informações. Dessa forma, os dados são organizados da melhor maneira, reduzindo riscos de erros, o que economiza tempo e agiliza toda a operação.

Por outro lado, utilizar as tradicionais planilhas eletrônicas não é tão simples quanto parece. É preciso conhecimento específico de determinadas fórmulas avançadas para a aplicação mais abrangente de todos os seus recursos. O que dificulta o uso.

Nesse ponto, as ferramentas de sistema de gestão facilitam muito o trabalho, pois já possuem os recursos prontos, sendo necessário apenas inserir os dados.

Outra questão é que ao utilizar um Software de Gestão, é possível maior integração dos dados, não sendo necessário digitar as informações várias vezes. Já com o uso de planilhas, as informações precisam ser copiadas de um lugar para outro. Isso atrapalha a produtividade e pode gerar erros.


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2 – Segurança das informações

Quanto a este ponto, o software de gestão também leva vantagem, pois ele possui mecanismos de segurança e, geralmente, mantém as informações armazenadas na nuvem, em um servidor externo. Assim, os dados ficam mais protegidos do que em computadores da empresa ou em um servidor interno, por exemplo. Além disso, é possível realizar maior controle ao acesso dos dados, podendo restringir a entrada de acordo com o setor onde cada membro atua.

A segurança das planilhas depende muito da segurança do computador de quem as utiliza. Além disso, quando vários usuários acessam as planilhas, pode ocorrer erro no lançamento de informações e, até mesmo, atualização incorreta dos dados.

3 – Análise de dados

Com a planilha você consegue agrupar as informações como desejar. Além disso, essas informações podem ser dispostas em diversos gráficos para facilitar a visualização dos dados.

Entretanto, com um sistema de gestão é possível gerar relatórios – de forma mais ágil e com maior segurança – contendo informações necessárias para análises específicas do negócio. Permitindo, assim, tomada de decisões mais assertivas.

Dessa forma, utilizar o software facilita muito a análise de informações do negócio como um todo se comparado ao formato tradicional de planilhas.

4 – Acessibilidade online

Uma das grandes vantagens de se utilizar ferramentas como software de gestão é que, além de permitirem organizar com precisão o fluxo de informações da empresa, elas também possibilitam o acesso online a esses dados.  Afinal, uma ferramenta que funciona através da internet pode ser acessada de qualquer lugar desde que possua uma conexão.

Diante da necessidade de adotar estratégias em tempo recorde – programas e sistemas de acesso remoto são, hoje, uma grande facilidade para gestores e oferecem muitas vantagens a empresas de qualquer tamanho e setor. Caso seja necessário ter acesso aos dados – após o expediente ou até mesmo enquanto estiver em uma viagem – só será preciso acessar o sistema da empresa de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Essa facilidade ao acesso, garante que os gestores – bem como responsáveis de setores – das diferentes áreas da empresa possam verificar qualquer tipo de informação necessária para uma tomada de decisão.

Nesse quesito, as planilhas certamente saem perdendo. Afinal, elas possuem algumas restrições para serem acessadas em computadores diferentes e de maneira online.

Por não permitirem o acesso imediato em determinando momento, podem dificultar a tomada de decisões importantes, adiando resolução de problemas e, até mesmo, prejudicar o negócio.

5 – Facilidade de colaboração entre setores

Quando a empresa precisa integrar vários setores, equipes e projetos, os softwares de gestão são, sem dúvida, a melhor opção.

Com a possibilidade de outros profissionais também terem acesso ao sistema, é possível trabalhar em conjunto.

Quando a empresa utiliza planilhas, muitas vezes, é necessário, enviar e retornar o arquivo várias vezes para finalizar processos e acessar dados. Dessa forma, a produtividade pode ficar bastante prejudicada.

6 – Instalação

As planilhas são uma forma de organizar e controlar as informações da empresa, mas, demandam espaço disponível no disco do computador para serem salvas, ou de um HD, mas – geralmente – não têm custos de instalação. É necessário apenas adquirir uma ferramenta como o Excel e ter conhecimento (ou um profissional) para instalar e fazer as atualizações. Já os softwares de gestão podem envolver custos como implantação, consultoria e capacitação.

Comece hoje mesmo a fazer uma gestão eficiente do seu negócio

Independentemente do tamanho de seu negócio, um bom planejamento associado a um método de controle de gestão eficaz pode fazer a diferença no resultado de sua empresa.

Controlar receitas, custos e fazer a administração do seu negócio por meio de planilhas é melhor do que nada, mas, muitas vezes, até mesmo uma planilha pode se tornar ultrapassada dependendo da complexidade e necessidade da empresa.

Por isso, hoje, já existem ferramentas tecnológicas que podem trazer grandes vantagens se comparadas às antigas planilhas. Elas são uma grande oportunidade para empreendedores e gestores tornarem a sua vida mais prática e a gestão mais eficiente.

Os softwares de gestão empresarial são ferramentas que contribuem para a administração da sua empresa como um todo. Além de serem mais eficientes para eliminar erros que impedem o crescimento de um negócio, um sistema de gestão ajuda na otimização de processos, maior controle das informações, planejamento de estratégias e na redução de custos.

No cenário atual, o investimento em tecnologias e na automação empresarial pode impulsionar o sucesso de uma empresa, independentemente de seu ramo de atuação.

Quando se fala em definir qual a melhor opção para sua empresa – software ou planilhas, é preciso ainda levar em consideração o custo benefício de cada um.

Se por um lado, obter as planilhas de Excel – por exemplo, é muito mais fácil e mais barato. O software de gestão empresarial exige investimento, mas que valem a pena diante de um sistema com tantos benefícios para o negócio.

Quer saber como um sistema de gestão pode melhorar o cotidiano do seu negócio? Fale com um consultor Harmis.

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ERP: entenda o que é e o que ele pode fazer pela sua empresa

Num mercado corporativo tão competitivo, é muito comum surgirem questionamentos sobre como encontrar as melhores estratégias para se destacar de seus concorrentes e obter sucesso.

Podemos dizer, sem dúvida, que manter o controle de todos os seus processos, integrando dados e informações com mais segurança e assertividade são fatores imprescindíveis para que isso aconteça. Mas, este tem sido um grande desafio para muitas empresas.

Por isso, um sistema ERP torna todo esse processo muito mais fácil. Ao concentrar todas as informações da empresa em um único lugar, integrando departamentos e fornecendo dados muito mais sólidos, amplia as chances de decisões mais assertivas ao crescimento do negócio.

Se você está buscando melhorar a performance da sua empresa, vale apostar na implementação de um software de gestão. A seguir, vamos falar um pouco a respeito e te ajudar a compreender o que significa ERP e todas as vantagens que ele pode trazer para um negócio.

O que é ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa)

O ERP é um software de gestão empresarial – um sistema de informação – com função de auxiliar na gestão de todo o trabalho administrativo e operacional de uma empresa, integrando todos os dados e processos da organização em um único sistema.

Com um sistema ERP, é possível agregar informações desde o faturamento, fluxo de caixa, controle de estoque, até a administração de pessoal, por exemplo. Isto facilita o gerenciamento de dados, recursos e processos e permite que a empresa gerencie suas operações de forma automatizada e muito mais eficiente

Para que serve o sistema ERP?

O principal objetivo de um sistema ERP é a busca da eficiência administrativa da empresa, permitindo:

  • Agilidade e eficiência nas rotinas organizacionais, simplificando e automatizando os processos produtivos, financeiros e gerenciais.
  • Integração de informações, permitindo ao gestor mensurar cada detalhe do negócio de forma automatizada e em tempo real.
  • Integração dos departamentos, permitindo informações completas e consistentes.
  • Controle de estoque, controle de custos, controle de prazos, controle de pessoal, etc.

Com o respaldo de um ERP, é possível controlar essas e muitas outras informações (de acordo com a necessidade de cada negócio).

Como funciona um software de ERP?

O ERP é um software desenvolvido para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando o armazenamento de todas as informações do negócio em um único sistema. Dessa forma, alimentando transações que liga todas as funções de uma empresa

Dentre as muitas funções, essas são algumas que um ERP possui:

  • Criação de Perfil de Usuários;
  • Cadastro de Empresas, Usuários, Vendedores, Clientes e Fornecedores;
  • Cadastro de Produtos/Serviços;
  • Criação de Orçamentos;
  • Faturamento, Emissão de Nota Fiscal Eletrônica, Fluxo de Caixa;
  • Geração de Boletos de Cobrança;
  • Baixas de Títulos a Receber;
  • Lançamentos de Empréstimos e Investimentos;
  • Controle de Estoque, Produção, etc.

Como o software ERP é utilizado nas empresas

Gerenciar, separadamente, todas as informações de uma organização, demanda muito tempo e é mais suscetível a erros. Com um sistema ERP em operação, a empresa tem todas essas informações dentro de um único sistema, facilitando a comunicação entre todos os departamentos, desde a administração, financeiro, RH, logística e produção. Assim, o gerenciamento e a análise dessas informações se tornam muito mais rápidas e seguras, reduzindo a probabilidade de erros.

Um sistema ERP é dividido em diversos módulos. Em grandes corporações, os módulos mais comuns a integrarem uma plataforma ERP são:

  • Módulo de Compras
  • Módulo de Recursos Humanos
  • Módulo Fiscal
  • Módulo de Produção
  • Módulo de Vendas
  • Módulo de controle de estoque
  • Módulo de CRM
  • Módulo de Marketing

Entretanto, é possível direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produção quanto no apoio ao departamento de pessoal, vendas, entre outras.

Vantagens de ter um sistema ERP

  • Integração de operações e departamentos.
  • Controle e padronização de processos.
  • Redução do tempo dos processos gerenciais.
  • Redução de estoque.
  • Aumento de produtividade e redução de erros.
  • Redução de custos.
  • Extinção de processos arcaicos e manuais.
  • Melhora na comunicação interna, otimizando o fluxo de informações e eficiência dentro da empresa.
  • Melhoria em Transportes / Logística.
  • Reduzir o retrabalho de atividades.
  • Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado.
  • Incorporação de melhores práticas aos processos internos da empresa.

Além de fornecer todos esses benefícios, o investimento em um bom sistema ERP permite prever cenários, otimizar recursos, dando suporte à tomada de decisão e potencializando as chances de sucesso de uma organização.

Tipos de ERP

Existem alguns tipos de sistema de gestão ERP. O importante é conhecer as necessidades da sua empresa e as opções disponibilizadas pelo seu fornecedor.

Veja alguns exemplos para ajudar a compreender um pouco a respeito:

ERP local – é instalado localmente no hardware e servidores da sua empresa e, em seguida, gerido pela sua própria equipe de TI. Nesse tipo de sistema, a empresa precisará investir em servidores e treinamento de equipe especializada para manutenção e suporte do software.

ERP em nuvem – é um sistema de gestão ERP em nuvem. Nesse caso, os dados da empresa ficam hospedados no servidor do fornecedor e são acessados online. Para esse sistema, o suporte e gestão são oferecidos pelo fornecedor contratado e a empresa precisa apenas de um navegador e acesso à internet.

ERP de nicho – é um sistema desenvolvido para atender a uma necessidade específica de mercado, como um supermercado ou uma clínica, por exemplo.

ERP gratuito – Existem muitos desses sistemas disponíveis no mercado. Eles, muitas vezes, são uma opção inicial para pequenos empreendedores começarem a automatizar seus processos. Mas, como são limitados, provavelmente, demandarão uma substituição por uma solução mais profissional, a longo prazo.

Como escolher um ERP?

Para implantar um sistema ERP na empresa, é muito importante que exista uma conversa entre o fornecedor do software e os responsáveis pela empresa – tanto do setor administrativo quanto do departamento de TI – para determinar o que será melhor de acordo com o perfil e necessidade de sua organização.

Nessa conversa, é preciso ficar bem claro como sua empresa funciona, quais os requisitos que você precisa e como o sistema será implantado.

Algumas dicas podem ajudar no processo de escolha do melhor software de ERP:

  • Liste as principais necessidades de controle da empresa.
  • Analise sua disponibilidade de recursos para esse investimento.
  • Envolva seus colaboradores no processo, isso auxiliará no reconhecimento e definição das necessidades dos departamentos.
  • Opte por um fornecedor que ofereça soluções de sistema de gestão personalizadas para o seu ramo de atuação.
  • Consulte o histórico de sucesso do fornecedor escolhido com relação a uma empresa semelhante à sua.
  • Busque um fornecedor que trabalhe em conjunto para desenvolver a melhor solução, ele pode colaborar em toda a etapa do planejamento de implementação do novo sistema e suporte pós implementação.

Conclusão

Ao permitir uma visão ampla de todo o processo da organização, a empresa tem mais subsídios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Assim, o sistema ERP auxilia numa gestão mais precisa e profissional de um negócio.

Organizar seus processos e informações torna sua gestão mais competitiva para crescer.

Entendeu as vantagens de um sistema ERP para sua empresa? Se ficou alguma dúvida, fale com a gente, será um prazer te ajudar!

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Sistema de gestão: o que é e como ele ajuda sua empresa a crescer

Administrar de forma eficiente uma empresa é um dos fatores fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. E, para que isso aconteça, é preciso um controle efetivo de seus processos, realizando a gestão da forma mais otimizada possível.

Assim, o uso de ferramentas de automação tem se tornado grande aliado das organizações quando o assunto é otimizar a rotina e melhorar o desempenho da empresa. Afinal, com um sistema de gestão é possível transformar todos ‘aqueles números’ em informações organizadas, auxiliando no corte de processos manuais e evitando perda de tempo e dinheiro.

Nesse post, te ajudaremos a entender os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!


PROCESSOS INTERNOS: o que são e porque são tão importantes para sua empresa


O que é um sistema de gestão?

O sistema de gestão é um software, programa de computador, que te ajuda a administrar sua empresa. O objetivo é automatizar o máximo de processos possível, facilitando as atividades do dia a dia.

Apesar de muitas empresas utilizarem a informatização para controle das finanças, os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Ele permite acesso e cruzamento de informações importantes dentro do processo de funcionamento da empresa, auxiliando de maneira eficaz a identificar onde é preciso implementar melhorias.  Levando um suporte tecnológico às empresas, o sistema de gestão proporciona soluções estratégicas, administrativas, operacionais, financeiras e comerciais.

Tipos de sistema de gestão empresarial

ERP – (Enterprise Resource Planning)

O mais comum entre os sistemas de gestão, o ERP ou Planejamento de Recursos da Empresa, tem como função o controle e acompanhamento dos recursos financeiros e da parte fiscal da empresa. Com este sistema, é possível agregar informações como recebimento de receitas, pagamento de despesas, levando em consideração os tributos sobre as diversas etapas envolvidas em cada uma das operações.

Uma grande vantagem do ERP é a maior confiabilidade dos dados, além de reduzir a possibilidade de retrabalho já que as informações estão integradas.

CRM – (Costumer Relationship Management)

O CRM ou Sistema de Relacionamento com Clientes organiza informações sobre a base de clientes facilitando o relacionamento da empresa com seus leads/ clientes. Com esse sistema coleta-se dados e cria-se um histórico de contatos com os clientes, organizando todo o processo comercial através de um funil de vendas para aumentar o controle e a produtividade da equipe de vendas.

Dentre muitas vantagens, o CRM permite acompanhar o cliente de perto, realizar um atendimento personalizado e monitorar o funil de vendas.

Sistema de gestão vertical

São softwares desenvolvidos para o gerenciamento de atividades específicas. Ou seja, alguns negócios como hotéis, lanchonetes, pizzarias, por exemplo, precisam de um sistema que atenda às particularidades de seu segmento e um sistema de gestão vertical é elaborado a fim de atender às necessidades especiais desses negócios.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

O problema da falta de informatização está no mau aproveitamento dos dados da empresa, resultando, muitas vezes na perda de tempo e dinheiro. Se, você, por exemplo, precisa verificar nas prateleiras do estoque para saber se determinada mercadoria está disponível, acaba perdendo muito tempo e, possivelmente, o cliente também.  O que seria rapidamente resolvido se houvesse um sistema de controle de estoque.

Mas qual a necessidade e os benefícios da utilização de um sistema de gestão em um negócio?

Vamos destacar, aqui, alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão em seu negócio:

  • Melhor organização da empresa e seus setores, ajudando a empresa a obter um diferencial competitivo no mercado;
  • Permite padronizar processos, reduzindo custos e melhorando o controle de desperdícios;
  • Proporciona mais transparência nos processos e redução de burocracia;
  • Contribui para a melhoria do ambiente corporativo, com colaboradores mais capacitados e mais seguros;
  • Aumento das vendas e lucratividade.

Como um sistema de gestão vai ajudar no crescimento da sua empresa

Diante de um mercado cada vez mais competitivo e consumidores cada vez mais exigentes, a informatização dos processos das empresas se torna imprescindível para o crescimento de um negócio. A implantação do sistema de gestão permite mais consistência nos dados obtidos, além do acesso mais rápido às informações administrativas, o que facilita ao gestor a tomada de decisões com segurança e a definição das estratégias que deve seguir.

Assim, é possível detectar necessidades e realizar ações em diferentes pontos do processo da empresa, auxiliando na redução de custos e ganho na produtividade operacional, permitindo a melhoria contínua e o crescimento do empreendimento.

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Como saber a hora de implantar um software de gestão ERP na minha empresa?

Algumas situações já mostram ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Deixaremos – aqui – alguns pontos que são um forte indicativo da necessidade de implantar um sistema de gestão na sua empresa:

  • Tem detectado frequentemente perda de tempo, material e dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho?
  • Como está a agilidade dos processos? Eles estão sendo ineficientes interferindo em prazos e entregas?
  • É possível identificar facilmente quais são os produtos ou serviços que oferecem os melhores resultados?
  • É possível detectar com facilidade gargalos que interferem no ciclo do seu negócio?
  • O acesso a informações relacionadas a negociações, preços, disponibilidade de estoques, entrega de produtos ou de serviços, etc, é confiável e eficiente?

Caso você se depare com essas situações, talvez seja o momento de buscar o sistema de gestão ideal para o seu negócio.

Como escolher o melhor software de gestão para minha empresa?

Os sistemas de gestão de cada segmento possuem exigências específicas. O importante é que você conheça as necessidades da sua empresa para que o sistema se adapte à sua realidade.

Basicamente, todo software de gestão segue as mesmas orientações que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade de cada empresa as soluções também devem ser apresentadas de forma personalizada e objetiva.

Existem diversos modelos de softwares prontos para serem utilizados. Entretanto, é preciso que o gestor compreenda minuciosamente os processos da empresa para identificar o sistema de gestão capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio.

Sistema de gestão totalmente personalizado para o seu negócio

Ao verificar as necessidades do seu negócio, optar por um fornecedor que oferece soluções de sistema de gestão personalizadas para o seu ramo de atuação, pode facilitar muito todo o processo.

Pois, além de trabalhar em conjunto para desenvolver a melhor solução, ele pode colaborar em toda a etapa do planejamento e implementação do novo sistema e fornecer suporte para a resolução de quaisquer tipos de problemas que sejam apresentados.

Conclusão

A implantação de um sistema de gestão na sua empresa é sem dúvida um ótimo investimento.

Muito além de facilitar a rotina dentro da empresa, ele auxilia na eficiência dos processos, redução de custos, aumento da produtividade e, consequentemente, no alcance de melhores resultados.

E, como já sabemos, o fornecimento de dados fidedignos e o cruzamento adequado de informações são imprescindíveis a tomada de decisões mais assertivas, permitindo resoluções que impulsionem o crescimento da empresa.

Ao contar com um sistema de gestão personalizado, você ainda tem as vantagens de uma equipe especializada para desenvolver o software de acordo com as especificidades do seu negócio, auxiliando no suporte e garantindo mais eficácia no controle e organização do funcionamento da empresa.

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