Controle de Estoque: aprenda na prática como fazer

Controle de Estoque: aprenda na prática como fazer

O descuido em relação ao estoque pode comprometer seriamente a estrutura de um negócio. Independentemente do tamanho ou segmento da sua empresa, saber como organizar o estoque é essencial à sua sobrevivência financeira. Afinal, estoque é dinheiro e ter conhecimento total do que entra e sai da sua empresa evita acúmulo ou falta de produtos, reduz custos e perdas, garantindo eficiência e resultados positivos.

Por isso, é imprescindível saber como fazer esse monitoramento. Nesse post, te mostraremos o passo a passo de como fazer o controle de estoque na prática.

Quer aprender como controlar o seu estoque da sua empresa? Continue acompanhando.

O que é controle de estoque e para que serve?

O controle de estoque é o monitoramento e a análise de mercadorias, produtos (finais ou inacabados) ou outros elementos/ insumos de uma empresa.

O objetivo é monitorar todos esses produtos armazenados, contabilizando a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja mercadoria, matéria prima, e determinar quanto vale (em dinheiro) essa quantidade.

Ao controlar as entradas e, especialmente, o consumo de materiais, você garante o atendimento das demandas e evita excessos e prejuízos. Além disso, uma gestão que garanta organização e um bom controle do estoque traz grandes benefícios e auxilia a:

  1. Prever necessidades de compras
  2. Reduzir perdas por extravios ou vencimento dos produtos
  3. Obter melhores condições de negociação com fornecedores
  4. Criar promoções 
  5. Organizar demandas
  6. Vender mais

Por outro lado, a falta de controle de estoque dificulta o conhecimento do consumo exato dos materiais, bem como sua compra, além de impactar diretamente o capital de giro da empresa. Afinal, mercadoria acumulada é dinheiro parado.

Agora que já está mais claro o que é o controle de estoque, é preciso planejar sua execução e nós queremos te ajudar trazendo esse passo a passo.

Vamos lá!

#1 Defina todas as mercadorias que serão comercializadas pela empresa

Você sabe dizer quais são todos os produtos que a sua empresa comercializa? Se não, é preciso começar já.

Então, o primeiro passo é fazer uma lista com todas as mercadorias que sua empresa costuma vender e descreva todas elas, bem como quais são os insumos e materiais (caso necessário) para entregar o produto que se propõe a vender.

Obviamente, você também deve listar a quantidade necessária de cada item.

Feito isso, vamos ao segundo passo.

#2 Determine volume máximo e mínimo para cada produto

Para não deixar de vender nem ficar com mercadoria parada, você precisa ter um equilíbrio no seu volume de estoque.

Verifique a quantidade necessária de cada item, fazendo a contagem de estoque de forma a saber, por exemplo, se apenas 01 item é suficiente ou é preciso mais?

Para calcular, você deve considerar a procura daquele item (bem como sua rotatividade – giro de estoque), prazo de entrega de seus fornecedores, sazonalidades e o tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para seu cliente final.

Assegure níveis mínimos de produtos em seu estoque para garantir suas vendas. O excesso de estoque pode significar altos custos operacionais, mas a falta dele pode trazer perdas e custos elevados.

#3 Crie padrões para organizar o seu estoque

É muito importante que o local de armazenamento de mercadorias seja organizado e limpo, mas, principalmente, respeitando os requisitos de armazenamento como temperatura, umidade, circulação de ar e etc.

Aqui sugerimos uma forma, mas, o importante é que essa organização seja a mais funcional possível para o seu negócio.

Após definir a lista de todos os produtos que a empresa vende, separe os produtos por categorias, valores e fornecedores. Se a sua loja é de vestidos, por exemplo, você pode separar seus produtos por categorias como festa – casual – social, e agrupar os que forem adquiridos por fornecedores iguais, descrevendo seus respectivos valores.

  • Classificar os itens em atributos como cor, tamanho e tipo também permitir uma análise inteligente do interesse de seu cliente.
  • Coloque identificação de prateleiras de estoque contendo essas informações para facilitar a localização.
  • Utilize uma identificação clara para cada tipo de produto, como um código numérico, por exemplo.

Não identificar e não categorizar os produtos limita a capacidade de gestão, porque impede que você priorize os itens com mais saída em detrimento dos que têm menor procura.

#4 Determine regras para as movimentações de mercadorias

Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das normas de entrada e saída de estoque. Pois, assim, você obtém informações estatísticas para calcular o giro das mercadorias/materiais, tendo base para o momento da compra e podendo aproveitar melhor o capital de giro da empresa.

Por isso, estabeleça normas, horários e ações necessárias para a movimentação de mercadorias. É importante que essas regras sejam cumpridas e os procedimentos sejam realizados antes e depois da chegada ou saída de itens.

#5 Desenhe o fluxo de entrada e saída

Crie um controle para saber cada entrada e saída de mercadorias, desenhando todo o caminho percorrido por determinado item – desde a entrada na empresa até sua saída para o cliente final. Quanto mais claro for esse controle dos processos, mais simples será a resolução de problemas.

Se você tem dúvidas de como definir os processos internos na sua empresa, falamos tudo sobre o assunto aqui.

Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em uma ficha de estoque ou em um sistema informatizado. Falaremos a respeito em seguida.

#6 Estabeleça datas e períodos para compra

Programe seus pedidos. Afinal, pedidos feitos antecipadamente por demandas previsíveis ajudam a conseguir condições melhores de negociação.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é a sazonalidade. Pois, quando você está por dentro da sazonalidade, você evita um problema muito comum que é o de comprar menos produtos em uma data forte de vendas deixando de vender por falta de mercadoria na loja, por exemplo.

#7 Realize um inventário

O Inventário de estoque é a ação de controlar a quantidade e valor  de mercadorias armazenada em sua empresa, em quantidade e valor.

Uma boa maneira de realizar um inventário:

  • Liste todos os produtos estocados e as quantidades de cada um.
  • Insira as datas de movimentação à medida que as entradas e saídas acontecerem.
  • Revise os dados do fluxo.

Esse procedimento é essencial para um bom controle de estoque e é necessário que ele seja atualizado constantemente. Pois, só assim, será possível prevenir erros. Além disso, o inventário permite uma análise importante para identificar saídas e potenciais sazonalidades.

Um sistema de gestão facilita muito esse procedimento.

#8 Monte a ficha de controle de estoque

Após ter todas as informações dos produtos é hora de criar a ficha de controle de estoque que é um dos melhores métodos de promover o controle dos produtos de uma empresa.

Mas, o que é uma ficha de estoque?

A ficha de estoque é um relatório, onde estão reunidas  todas as informações dos produtos que entram e saem do estoque de uma empresa. Essa ficha pode ser organizada em formato de planilha, reunindo de maneira detalhada todas essas informações. O principal objetivo, aqui, é controlar a movimentação do estoque (entrada e saída dos materiais, sejam produtos acabados ou matéria prima). Assim, cada produto exige uma ficha correspondente.

Normalmente, na ficha de controle de estoque constam as seguintes informações:

(fonte imagem: http://www.sebrae.com.br)

Entretanto, fazer a ficha de estoque manualmente exige muito tempo e reflete – muitas vezes –  em retrabalhos e aumento de custos.

Já falamos – aqui no blog – o quanto a automatização pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa. Clique aqui para ler.

#9 Automatize o controle de estoque

Ferramentas de controle de estoque ultrapassadas (como anotações manuais em blocos e cadernos) dificultam o acesso às informações e não permitem o cruzamento de dados. A tecnologia auxilia na localização de produtos e atualização do inventário.

Além disso, à medida que seu negócio cresce, será necessário investir em recursos mais avançados de gestão. Um software oferece dinamismo e modernidade, permitindo que os dados sejam monitorados de maneira prática e automática.

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Leia também: ERP: entenda o que é e o que ele pode fazer pela sua empresa

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#10 Invista em um Sistema de gestão

A implantação de um sistema de gestão na sua empresa é sem dúvida um ótimo investimento. Ele permite o fornecimento de dados fidedignos e o cruzamento adequado de informações que são imprescindíveis a tomada de decisões mais assertivas.

Com um sistema de gestão você consegue descobrir, por exemplo, o giro de estoque ideal, programar as compras da sua empresa, verificar a necessidade de reposição/aquisição de itens e rever aquisições.

Outra questão seria, por exemplo, se você precisa verificar nas prateleiras do estoque para saber se determinada mercadoria está disponível, acaba perdendo muito tempo e, possivelmente, o cliente também.  O que seria rapidamente resolvido se houvesse um sistema de controle de estoque.

Se você tem dúvidas, veja, neste post, como saber a hora de implantar um software de gestão na minha empresa?

Como vimos, investir no controle de estoque é imprescindível para qualquer empresa que deseja reduzir perdas e evitar prejuízos.

Um controle de estoque eficiente (registrando de forma rigorosa todos os produtos que entram e saem da empresa), permite o monitoramento para que não falte nem sobre produtos e, consequentemente, evita a perda de mercadorias bem como a perda de vendas.

Considere que sua gestão de estoque está diretamente relacionada ao equilíbrio financeiro do seu negócio. Uma vez que mercadorias perdidas ou acumuladas representam dinheiro parado. E, uma gestão de estoque eficiente possibilita boas negociações e oportunidades de compra.

Além disso, investir em um Sistema de Gestão permite automatizar o controle de estoque minimizando erros e evitando perda de tempo e dinheiro.

Como está o controle de estoque da sua empresa?

Deixe sua dúvida ou opinião nos comentários e compartilhe suas experiências.

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