Processos Internos - [guia completo com tudo que você precisa saber]

Processos Internos: o que são e porque são tão importantes para sua empresa

Você quer potencializar o sucesso da sua empresa, melhorar a produtividade, gerar mais vendas e aumentar o ganho? Então, o primeiro passo é conhecer bem a “engrenagem da organização”, como ela tem funcionado. E, para isso, é preciso entender minuciosamente os processos internos, pois, é necessário que eles sejam eficazes e bem definidos para ajudar no controle de gastos, aumentar a produtividade e, consequentemente, melhorar a competitividade e conseguir melhores resultados. E, é sobre isso que queremos falar com você.

Você vai ler nesse post:

  1. O que são processos internos
  2. O papel dos Processos Internos em uma empresa de sucesso
  3. Como um bom gerenciamento de processos internos pode se tornar um diferencial competitivo
  4. Como definir processos internos na sua empresa
  5. Como otimizar os processos internos dentro da sua empresa
  6. Como a melhoria de processos pode te ajudar a vender mais
  7. O Papel da TI na melhoria de processos nas empresas
  8. Como a Harmis ajudou uma startup sair de 03 para 50 funcionários com a melhoria de processos internos

Processos Internos: O que é?

Os processos internos são o conjunto de atividades sequenciais realizadas na empresa com o intuito de chegar a um objetivo final comum. Esse objetivo pode ser a produção de um produto, a prestação de um serviço ou, até mesmo, efetuar uma venda.

Eles são imprescindíveis para o sucesso da empresa, pois, uma organização que possui processos internos eficazes consegue maximizar os resultados, pois, além de melhorar o desempenho, possui parâmetros mais concretos para acompanhamento dos resultados. E, sabemos que acompanhar os resultados de forma eficaz nos permite a tomada de decisões mais assertivas, não é mesmo?

O papel dos Processos Internos em uma empresa de sucesso

Se a empresa não possui processos eficientes, pode perder muito tempo e dinheiro

O sucesso de uma organização depende dos seus processos internos, que são os responsáveis pelo produto ou serviço oferecido.

Se a empresa não possui processos eficientes, pode perder muito tempo e dinheiro tentando encontrar soluções. Afinal de contas, processos de trabalho bem detalhados criam rotinas bem definidas e uniformes. E, ao padronizar esses processos, ganha-se pontos em produtividade e eficiência.

Quando os processos internos estão funcionando bem, você sabe exatamente “onde, como e quais” são as falhas e o que é preciso fazer para realizar as mudanças necessárias. Por isso, é preciso ter atenção, conhecer bem os seus processos internos e buscar sempre maneiras de otimizá-los.

A criação de tarefas, rotinas e atividades bem definidas são fatores cruciais na melhoria do desempenho e podem contribuir para o aumento da produtividade de profissionais, equipes e organizações e, certamente, geram melhores resultados. Por isso, os processos são essenciais para criar uma rotina de atividades que funcione!

Como um bom gerenciamento de processos internos pode se tornar um diferencial competitivo

Já não é segredo que para uma empresa conseguir se destacar, precisa conhecer bem o cenário no qual está inserida. O que significa que deve conhecer bem o mercado de atuação, o perfil de seus clientes e a concorrência. Mas, muito além disso, é preciso ter inteligência competitiva, ou seja, saber onde você quer chegar e traçar estratégias para tal.

E, se você já tem uma ideia clara de onde quer estar em um, três e cinco anos, os processos internos são grandes aliados para conseguir atingir esse objetivo. Pois, como já sabemos, ao criar processos bem definidos, a rotina fica mais clara e a sequência das atividades flui mais facilmente. E, a consequência? Aumento da produtividade e melhores resultados.

Grandes organizações sabem da importância de investir em um bom gerenciamento de processos internos. E, existem alguns fatores que são importantes para que ele seja eficaz:

1-        Criar tarefas, rotinas e atividades bem definidas.
2-        Conhecer e controlar seus processos internos.
3-        Revisar os processos internos da empresa continuamente.
4-        Estimular inovações na organização, bem como aprendizado e crescimento dos colaboradores.
5-     Buscar melhoria contínua e a satisfação do cliente em todos os pontos de contato.

Quando você entende que, muito além das informações de mercado, concorrência, etc – é imprescindível ter um bom gerenciamento de processos internos – esse pode se tornar o seu diferencial competitivo. Pois, tem nas mãos todo o conhecimento para realizar um bom projeto de melhoria na empresa, adotando as medidas necessárias para ganhar em agilidade e boa prestação de serviços.

Como definir processos internos na sua empresa

A definição dos processos internos nem sempre é uma tarefa simples e rápida. Mas, ela é imprescindível para que a empresa alcance resultados cada vez melhores.

E como fazer isso? Primeiramente, é preciso ter um objetivo muito bem definido que lhe dê a base para desenvolver os processos internos de forma a atingi-lo. Para isso, é preciso que a estruturação seja feita de forma mais organizada e sistêmica:

  • Determine, com clareza, quais são os pontos referentes a cada processo — discriminando todas as informações e recursos necessários, além dos resultados que eles promovem.
  • Elimine processos arcaicos, pois eles podem reduzir a eficiência e o desempenho.
  • Defina quais serão as etapas (como, quando e o que será preciso para desenvolver cada uma – equipamentos, equipe, materiais, etc).
  • Use a tecnologia a seu favor.

Como otimizar os processos internos dentro da sua empresa

Otimizar os processos internos é mais do que simplesmente encontrar falhas

Otimizar os processos internos é mais do que simplesmente encontrar falhas e superá-las. É preciso encontrar novas formas de fazer com que sua empresa cresça de maneira sustentável e, para isso, é muito importante fazer uma análise minuciosa de todo o funcionamento para poder criar um projeto de melhoria na empresa:

     1)Mapear os processos

Esse é o primeiro passo. Aqui, você irá identificar os processos internos da sua empresa para, depois, avaliar seu funcionamento. Então, é preciso fazer um levantamento de tudo o que a sua empresa faz, detalhando cada processo. Detecte qual o objetivo final de cada um, onde se inicia, onde se encerra, quais departamentos estão envolvidos e o resultado esperado ao final de cada um dos processos.

     2)Investigar cada passo

Com todos os processos mapeados, é preciso, agora, acompanhar cada etapa e avaliar se estão sendo executadas da maneira correta, identificando quais são as etapas que estão funcionando adequadamente e quais são as que precisam de modificações e melhorias. Ao encontrar os erros, é preciso encontrar uma solução estratégica para corrigi-los.

     3)Aperfeiçoar os processos internos

Com a solução para a melhoria do processo em mãos, esse é o momento em que você irá implantá-la. E, não basta apenas implantar e se esquecer de acompanhar para verificar se foi eficaz ou não. Muitas vezes, será preciso reavaliar o processo e ir adequando até encontrar a melhor maneira. Bom, mas, para ter sucesso na otimização dos processos internos é importante – também – possuir uma equipe disposta a colaborar com a mudança. Por isso, o time precisa estar engajado e motivado. Mostre a eles como a adotar as modificações pode facilitar o trabalho, envolva os colaboradores. E, faça, desse, um momento de crescimento e aprendizado para todos.

    4)Adotar a otimização como cultura da empresa

Ao reformular um processo interno, você pode encontrar outros processos que também precisam de melhorias. Isso é muito comum. Por isso, é importante repensar seus processos continuamente, a fim de se obter bons resultados.

     5)Integrar os departamentos o máximo possível

Mesmo que tenha muitos departamentos ou, no caso de um pequeno negócio, haja divisão das funções entre os poucos funcionários, sua empresa precisa ser vista como um organismo único. Tudo precisa estar inter-relacionado. E, essa integração só é possível por meio da boa comunicação interna e pelo cruzamento de dados e informações. É preciso pensar em adotar métodos que permitam, por exemplo, a integração de planilhas de forma automática.

     6)Melhorar a comunicação interna

Uma comunicação informal pode não ser tão eficaz. E, esse é um desafio de muitas empresas: ter a certeza de que todos foram informados adequadamente e que saberão o que é preciso fazer. Mas, só é possível fazer a gestão e certificar-se do conhecimento e participação de todo o corpo de pessoas envolvidas, se houver um sistema central de comunicação e organização. Por isso, investir em tecnologias que facilitem essa gestão pode ser a melhor opção.

     7)Definir regras claras e objetivas

Essa é uma atitude que vai ajudar a trazer resultados cada vez melhores, pois a produtividade dos profissionais envolvidos está diretamente relacionada com saber exatamente o que, quando e como fazer.

     8)Dar mais autonomia para os times

É função da organização implementar ações que propiciem o aumento da motivação nos colaboradores, já que toda empresa é constituída por pessoas e seus resultados dependem deles. Então, incentivar sua equipe, demonstrando confiança em seu trabalho, trará mais retorno do que imagina.

     9)Monitorar os resultados

Nem é preciso dizer o quanto essa análise é um verdadeiro instrumento de apoio às tomadas de decisões, não é mesmo? Pois, somente através desse monitoramento é possível determinar se as mudanças realizadas estão sendo eficazes ou não. Para saber se o resultado foi alcançado, é preciso comparar o antes e depois das modificações do processo. É importante criar uma forma de registrar esses dados para coletar informações para a avaliação do processo. E, um sistema automatizado torna esse monitoramento muito mais fácil.

Como a melhoria de processos pode te ajudar a vender mais

A melhoria de processos nas empresas é um grande passo para obter sucesso. Aquela velha história de que “sempre foi feito assim” não facilita o desenvolvimento e pode gerar grandes desgastes nos processos e, como consequência, atraso na realização de tarefas, queda no desempenho e, muitas vezes, gasto desnecessário de dinheiro.

Um projeto de melhoria de processos internos é efetivo quando ele produz resultados positivos consistentemente. Inegavelmente, toda melhoria da performance de uma empresa passa pela melhoria de seus processos internos, fazendo com que ela se torne produtiva e lucrativa.

Ao repensar continuamente todos os processos dentro de uma empresa, você modifica sua imagem no mercado, pois consegue entregar produtos/serviços com mais qualidade e em menos tempo. Processos Internos eficazes geram produtos e serviços com qualidade inquestionáveis.

O Papel da TI na melhoria de processos nas empresas

Os atuais cenários dos negócios exigem agilidade das organizações sendo preciso pensar em atualizações e, até mesmo, transformações quanto ao modo de administração e gestão.

Obviamente muitas organizações têm buscado iniciativas para mudanças, mostrando que o foco da qualidade e da melhoria na empresa não parte apenas da competência e da vontade dos profissionais, mas de uma série de fatores estratégicos que contribuem de fato para a mudança.

Acompanhar a evolução do seu setor, estar atento às tendências de consumo, investir em novas tecnologias e estimular inovações na organização são fatores cruciais quando o assunto é crescimento. Não é possível ficar “parado no tempo”. Ter a tecnologia da informação (TI) como aliada no dia a dia da sua empresa, facilita muito a melhoria de processos.

Ao investir, por exemplo, em um sistema automatizado que armazene todos os dados, permitindo o cruzamento de informações sobre cada processo, é possível um monitoramento mais fidedigno de resultados, eficácia na comunicação interna e, tudo isso, corrobora para a melhora da produtividade, otimizando tempo e reduzindo as possibilidades de erros e gastos desnecessários.

Conseguiu entender a importância dos processos internos para uma empresa?

Estamos chegando ao fim desse artigo e esperamos ter ajudado a esclarecer a importância que os processos internos têm para sua empresa. E, lembre-se: uma tarefa será eficiente quando for realizada da melhor maneira possível! Melhore os processos internos da sua empresa e se destaque dos seus concorrentes.

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