Sistema de Gestão: entenda por que você deveria ter um na sua empresa

Sistema de gestão: o que é e como ele ajuda sua empresa a crescer

Administrar de forma eficiente uma empresa é um dos fatores fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. E, para que isso aconteça, é preciso um controle efetivo de seus processos, realizando a gestão da forma mais otimizada possível.

Assim, o uso de ferramentas de automação tem se tornado grande aliado das organizações quando o assunto é otimizar a rotina e melhorar o desempenho da empresa. Afinal, com um sistema de gestão é possível transformar todos ‘aqueles números’ em informações organizadas, auxiliando no corte de processos manuais e evitando perda de tempo e dinheiro.

Nesse post, te ajudaremos a entender os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!


PROCESSOS INTERNOS: o que são e porque são tão importantes para sua empresa


O que é um sistema de gestão?

O sistema de gestão é um software, programa de computador, que te ajuda a administrar sua empresa. O objetivo é automatizar o máximo de processos possível, facilitando as atividades do dia a dia.

Apesar de muitas empresas utilizarem a informatização para controle das finanças, os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Ele permite acesso e cruzamento de informações importantes dentro do processo de funcionamento da empresa, auxiliando de maneira eficaz a identificar onde é preciso implementar melhorias.  Levando um suporte tecnológico às empresas, o sistema de gestão proporciona soluções estratégicas, administrativas, operacionais, financeiras e comerciais.

Tipos de sistema de gestão empresarial

ERP – (Enterprise Resource Planning)

O mais comum entre os sistemas de gestão, o ERP ou Planejamento de Recursos da Empresa, tem como função o controle e acompanhamento dos recursos financeiros e da parte fiscal da empresa. Com este sistema, é possível agregar informações como recebimento de receitas, pagamento de despesas, levando em consideração os tributos sobre as diversas etapas envolvidas em cada uma das operações.

Uma grande vantagem do ERP é a maior confiabilidade dos dados, além de reduzir a possibilidade de retrabalho já que as informações estão integradas.

CRM – (Costumer Relationship Management)

O CRM ou Sistema de Relacionamento com Clientes organiza informações sobre a base de clientes facilitando o relacionamento da empresa com seus leads/ clientes. Com esse sistema coleta-se dados e cria-se um histórico de contatos com os clientes, organizando todo o processo comercial através de um funil de vendas para aumentar o controle e a produtividade da equipe de vendas.

Dentre muitas vantagens, o CRM permite acompanhar o cliente de perto, realizar um atendimento personalizado e monitorar o funil de vendas.

Sistema de gestão vertical

São softwares desenvolvidos para o gerenciamento de atividades específicas. Ou seja, alguns negócios como hotéis, lanchonetes, pizzarias, por exemplo, precisam de um sistema que atenda às particularidades de seu segmento e um sistema de gestão vertical é elaborado a fim de atender às necessidades especiais desses negócios.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

O problema da falta de informatização está no mau aproveitamento dos dados da empresa, resultando, muitas vezes na perda de tempo e dinheiro. Se, você, por exemplo, precisa verificar nas prateleiras do estoque para saber se determinada mercadoria está disponível, acaba perdendo muito tempo e, possivelmente, o cliente também.  O que seria rapidamente resolvido se houvesse um sistema de controle de estoque.

Mas qual a necessidade e os benefícios da utilização de um sistema de gestão em um negócio?

Vamos destacar, aqui, alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão em seu negócio:

  • Melhor organização da empresa e seus setores, ajudando a empresa a obter um diferencial competitivo no mercado;
  • Permite padronizar processos, reduzindo custos e melhorando o controle de desperdícios;
  • Proporciona mais transparência nos processos e redução de burocracia;
  • Contribui para a melhoria do ambiente corporativo, com colaboradores mais capacitados e mais seguros;
  • Aumento das vendas e lucratividade.

Como um sistema de gestão vai ajudar no crescimento da sua empresa

Diante de um mercado cada vez mais competitivo e consumidores cada vez mais exigentes, a informatização dos processos das empresas se torna imprescindível para o crescimento de um negócio. A implantação do sistema de gestão permite mais consistência nos dados obtidos, além do acesso mais rápido às informações administrativas, o que facilita ao gestor a tomada de decisões com segurança e a definição das estratégias que deve seguir.

Assim, é possível detectar necessidades e realizar ações em diferentes pontos do processo da empresa, auxiliando na redução de custos e ganho na produtividade operacional, permitindo a melhoria contínua e o crescimento do empreendimento.

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Como saber a hora de implantar um software de gestão ERP na minha empresa?

Algumas situações já mostram ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Deixaremos – aqui – alguns pontos que são um forte indicativo da necessidade de implantar um sistema de gestão na sua empresa:

  • Tem detectado frequentemente perda de tempo, material e dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho?
  • Como está a agilidade dos processos? Eles estão sendo ineficientes interferindo em prazos e entregas?
  • É possível identificar facilmente quais são os produtos ou serviços que oferecem os melhores resultados?
  • É possível detectar com facilidade gargalos que interferem no ciclo do seu negócio?
  • O acesso a informações relacionadas a negociações, preços, disponibilidade de estoques, entrega de produtos ou de serviços, etc, é confiável e eficiente?

Caso você se depare com essas situações, talvez seja o momento de buscar o sistema de gestão ideal para o seu negócio.

Como escolher o melhor software de gestão para minha empresa?

Os sistemas de gestão de cada segmento possuem exigências específicas. O importante é que você conheça as necessidades da sua empresa para que o sistema se adapte à sua realidade.

Basicamente, todo software de gestão segue as mesmas orientações que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade de cada empresa as soluções também devem ser apresentadas de forma personalizada e objetiva.

Existem diversos modelos de softwares prontos para serem utilizados. Entretanto, é preciso que o gestor compreenda minuciosamente os processos da empresa para identificar o sistema de gestão capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio.

Sistema de gestão totalmente personalizado para o seu negócio

Ao verificar as necessidades do seu negócio, optar por um fornecedor que oferece soluções de sistema de gestão personalizadas para o seu ramo de atuação, pode facilitar muito todo o processo.

Pois, além de trabalhar em conjunto para desenvolver a melhor solução, ele pode colaborar em toda a etapa do planejamento e implementação do novo sistema e fornecer suporte para a resolução de quaisquer tipos de problemas que sejam apresentados.

Conclusão

A implantação de um sistema de gestão na sua empresa é sem dúvida um ótimo investimento.

Muito além de facilitar a rotina dentro da empresa, ele auxilia na eficiência dos processos, redução de custos, aumento da produtividade e, consequentemente, no alcance de melhores resultados.

E, como já sabemos, o fornecimento de dados fidedignos e o cruzamento adequado de informações são imprescindíveis a tomada de decisões mais assertivas, permitindo resoluções que impulsionem o crescimento da empresa.

Ao contar com um sistema de gestão personalizado, você ainda tem as vantagens de uma equipe especializada para desenvolver o software de acordo com as especificidades do seu negócio, auxiliando no suporte e garantindo mais eficácia no controle e organização do funcionamento da empresa.

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