Software de gestão ou Planilha: qual o melhor para sua empresa?

Software de gestão ou Planilha: qual o melhor para sua empresa?

Já falamos o quanto um bom planejamento e uma gestão eficiente são fundamentais para o sucesso nos negócios.  E, quem lida com gestão, sabe o quanto otimizar processos  é essencial para reduzir custos e aumentar lucros. Mas, na hora de organizar todo esse trabalho, surge a dúvida entre optar pela velha conhecida planilha ou um Software de Gestão.

Afinal, escolher a melhor ferramenta para realizar sua gestão empresarial impacta diretamente na produtividade de toda a empresa. Por isso, até mesmo pequenas empresas devem conhecer as alternativas para realizar um controle efetivo de seus processos, realizando a gestão da forma mais otimizada possível.

Neste artigo, falaremos sobre as principais diferenças entre duas ferramentas muito comuns no universo corporativo: as Planilhas e os Softwares e queremos te ajudar na escolha da melhor opção para sua empresa.

Planilha x Software

Feitas, geralmente, em Excell  – as planilhas são boas ferramentas para ajudar a organizar uma série de informações. Mas, com o tempo e o aumento do fluxo dessas informações (principalmente, se há necessidade de integração dos departamentos), a planilha pode se mostrar defasada.

Já os sistemas de gestão empresarial, também possuem recursos semelhantes às planilhas. Mas, além disso, permitem acesso e cruzamento de informações importantes dentro do processo de funcionamento da empresa e acesso mais rápido a essas informações.

As principais diferenças entre Planilhas e Softwares de Gestão

1- Usabilidade

Um software de gestão é muito eficiente, pois, permite que mais tarefas sejam feitas em menos tempo. Além disso, ele possui formulários prontos, possibilitando o lançamento dos dados, realizando automaticamente os cálculos e cruzamentos necessários das informações. Dessa forma, os dados são organizados da melhor maneira, reduzindo riscos de erros, o que economiza tempo e agiliza toda a operação.

Por outro lado, utilizar as tradicionais planilhas eletrônicas não é tão simples quanto parece. É preciso conhecimento específico de determinadas fórmulas avançadas para a aplicação mais abrangente de todos os seus recursos. O que dificulta o uso.

Nesse ponto, as ferramentas de sistema de gestão facilitam muito o trabalho, pois já possuem os recursos prontos, sendo necessário apenas inserir os dados.

Outra questão é que ao utilizar um Software de Gestão, é possível maior integração dos dados, não sendo necessário digitar as informações várias vezes. Já com o uso de planilhas, as informações precisam ser copiadas de um lugar para outro. Isso atrapalha a produtividade e pode gerar erros.


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2 – Segurança das informações

Quanto a este ponto, o software de gestão também leva vantagem, pois ele possui mecanismos de segurança e, geralmente, mantém as informações armazenadas na nuvem, em um servidor externo. Assim, os dados ficam mais protegidos do que em computadores da empresa ou em um servidor interno, por exemplo. Além disso, é possível realizar maior controle ao acesso dos dados, podendo restringir a entrada de acordo com o setor onde cada membro atua.

A segurança das planilhas depende muito da segurança do computador de quem as utiliza. Além disso, quando vários usuários acessam as planilhas, pode ocorrer erro no lançamento de informações e, até mesmo, atualização incorreta dos dados.

3 – Análise de dados

Com a planilha você consegue agrupar as informações como desejar. Além disso, essas informações podem ser dispostas em diversos gráficos para facilitar a visualização dos dados.

Entretanto, com um sistema de gestão é possível gerar relatórios – de forma mais ágil e com maior segurança – contendo informações necessárias para análises específicas do negócio. Permitindo, assim, tomada de decisões mais assertivas.

Dessa forma, utilizar o software facilita muito a análise de informações do negócio como um todo se comparado ao formato tradicional de planilhas.

4 – Acessibilidade online

Uma das grandes vantagens de se utilizar ferramentas como software de gestão é que, além de permitirem organizar com precisão o fluxo de informações da empresa, elas também possibilitam o acesso online a esses dados.  Afinal, uma ferramenta que funciona através da internet pode ser acessada de qualquer lugar desde que possua uma conexão.

Diante da necessidade de adotar estratégias em tempo recorde – programas e sistemas de acesso remoto são, hoje, uma grande facilidade para gestores e oferecem muitas vantagens a empresas de qualquer tamanho e setor. Caso seja necessário ter acesso aos dados – após o expediente ou até mesmo enquanto estiver em uma viagem – só será preciso acessar o sistema da empresa de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Essa facilidade ao acesso, garante que os gestores – bem como responsáveis de setores – das diferentes áreas da empresa possam verificar qualquer tipo de informação necessária para uma tomada de decisão.

Nesse quesito, as planilhas certamente saem perdendo. Afinal, elas possuem algumas restrições para serem acessadas em computadores diferentes e de maneira online.

Por não permitirem o acesso imediato em determinando momento, podem dificultar a tomada de decisões importantes, adiando resolução de problemas e, até mesmo, prejudicar o negócio.

5 – Facilidade de colaboração entre setores

Quando a empresa precisa integrar vários setores, equipes e projetos, os softwares de gestão são, sem dúvida, a melhor opção.

Com a possibilidade de outros profissionais também terem acesso ao sistema, é possível trabalhar em conjunto.

Quando a empresa utiliza planilhas, muitas vezes, é necessário, enviar e retornar o arquivo várias vezes para finalizar processos e acessar dados. Dessa forma, a produtividade pode ficar bastante prejudicada.

6 – Instalação

As planilhas são uma forma de organizar e controlar as informações da empresa, mas, demandam espaço disponível no disco do computador para serem salvas, ou de um HD, mas – geralmente – não têm custos de instalação. É necessário apenas adquirir uma ferramenta como o Excel e ter conhecimento (ou um profissional) para instalar e fazer as atualizações. Já os softwares de gestão podem envolver custos como implantação, consultoria e capacitação.

Comece hoje mesmo a fazer uma gestão eficiente do seu negócio

Independentemente do tamanho de seu negócio, um bom planejamento associado a um método de controle de gestão eficaz pode fazer a diferença no resultado de sua empresa.

Controlar receitas, custos e fazer a administração do seu negócio por meio de planilhas é melhor do que nada, mas, muitas vezes, até mesmo uma planilha pode se tornar ultrapassada dependendo da complexidade e necessidade da empresa.

Por isso, hoje, já existem ferramentas tecnológicas que podem trazer grandes vantagens se comparadas às antigas planilhas. Elas são uma grande oportunidade para empreendedores e gestores tornarem a sua vida mais prática e a gestão mais eficiente.

Os softwares de gestão empresarial são ferramentas que contribuem para a administração da sua empresa como um todo. Além de serem mais eficientes para eliminar erros que impedem o crescimento de um negócio, um sistema de gestão ajuda na otimização de processos, maior controle das informações, planejamento de estratégias e na redução de custos.

No cenário atual, o investimento em tecnologias e na automação empresarial pode impulsionar o sucesso de uma empresa, independentemente de seu ramo de atuação.

Quando se fala em definir qual a melhor opção para sua empresa – software ou planilhas, é preciso ainda levar em consideração o custo benefício de cada um.

Se por um lado, obter as planilhas de Excel – por exemplo, é muito mais fácil e mais barato. O software de gestão empresarial exige investimento, mas que valem a pena diante de um sistema com tantos benefícios para o negócio.

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